บอกรักแม่

การนำเสนอ งาน ของpower point

การนำเสนอผลงานด้วย PowerPoint
 

Jeff Wuorio นักเขียนอิสระมากประสบการณ์ซึ่งอาศัยอยู่ทางตอนใต้ของรัฐเมน งานเขียนของเขามีทั้งงานเกี่ยวกับการบริหารจัดการธุรกิจ SMB
 
การตลาดและเทคโนโลยี

Cherie Kerr ตระหนักดีว่าการใช้เอกสาร PowerPoint นั้นสามารถช่วยสร้างอารมณ์ร่วมและโน้มน้าวใจผู้ฟังได้ระหว่างการประชุม ธุรกิจ นอกจากนี้เธอยังทราบดีด้วยว่ามันยังส่งผลกระทบที่ตรงข้ามกันโดยสิ้นเชิงได้ เช่นกัน

“PowerPoint เป็นเหมือนเพื่อนที่ดีที่สุดของคุณคนหนึ่งเลย” Santa Ana ผู้ให้คำแนะนำด้านประชาสัมพันธ์กล่าว “แน่นอนว่าคุณต้องหัดใช้งานมันให้เป็น”

มุมมองแบบ เหรียญสองด้านของ Kerr เกี่ยวกับโปรแกรมกราฟิคและการนำเสนอผลงานที่เป็นที่รู้จักและนิยมดีของ ไมโครซอฟท์ในชุด Office Small Business สะท้อนให้เห็นมุมมองที่แตกต่างกันไปทั้งในแง่ของธุรกิจและการศึกษา แม้ว่าคนจำนวนไม่น้อยยอมรับ PowerPoint ในฐานะแอพพลิเคชันด้านธุรกิจที่มีประสิทธิภาพ ทว่าหลายคนกลับมองว่ามันเป็นเพียงสิ่งที่สร้างความสับสนหรือขัดขวางการสื่อ สารที่ดี

หากแต่ เมื่อพิจารณาตามที่ Kerr กล่าวแล้ว จะเห็นได้ว่าผลดีและผลเสียต่างๆของ PowerPoint นั้นกลับช่วยให้เราสามารถเข้าใจและใช้โปรแกรมดังกล่าวได้อย่างเหมาะสมที่สุด และนี่คือเคล็ดลับ 10 ข้อในการใช้ PowerPoint อย่างมีประสิทธิภาพและชาญฉลาด

1. ให้ความสำคัญกับการนำเสนอของคุณเอง ความง่ายในการใช้งาน PowerPoint นั้นบางครั้งอาจจะเป็นศัตรูตัวฉกาจที่สุดก็เป็นได้ แม้ว่าคุณจะสามารถสร้างแผ่นงานที่เตะตาและน่าดึงดูดใจเพียงใดก็ตาม อย่าลืมว่า PowerPoint นั้นก็ไม่สามารถทำหน้าที่ของมันได้ด้วยตนเองเพียงอย่างเดียว ผู้ฟังทุกคนล้วนแต่เข้ามาเพื่อฟังคุณพูด ไม่ใช่แค่มองภาพที่ฉายขึ้นจอเพียงอย่างเดียว คุณควรสร้างแผ่นงาน PowerPoint ที่น่าสนใจควบคู่ไปกับการใช้บทพูดที่น่าสนใจไม่แพ้กัน “PowerPoint ไม่ใช่โปรแกรมนำเสนอผลงาน มันเป็นแค่โปรแกรมสร้างสไลด์งานเท่านั้น” Matt Thorhill ประธานของ Audience First ซึ่งเป็นบริษัทซึ่งให้การอบรมด้านการนำเสนอผลงาน “จำไว้เสมอว่าคุณสร้างสไลด์พวกนั้นเพื่อใช้เสริมการนำเสนอผลงานด้วยการพูด”
2. ทำพรีเซนเทชั่นแบบง่ายๆ เราทุกคนคงเคยเห็นแผ่นงาน PowerPoint และงานนำเสนออื่นๆที่ผู้พูดดูเหมือนกับจะหลงเสน่ห์ของโปรแกรมนั้นๆ เราแทบจะเห็นได้ทันทีเลยว่าเขานั้นสนุกไปกับการใช้เอฟเฟคต์และลูกเล่นต่างๆ ในโปรแกรมเท่าที่จะหาได้ ทว่างาน PowerPoint ที่มีประสิทธิภาพนั้นกลับขึ้นกับความเรียบง่ายมากกว่า การใช้แผนภูมิที่ดูง่ายและการใช้ภาพที่สะท้อนให้เห็นถึงสิ่งที่ผู้พูดต้อง การนำเสนอ บางคนถึงกับเสนอว่าไม่ควรใช้คำพูดมากกว่าห้าคำต่อบรรทัด และห้าบรรทัดต่อสไลด์ ด้วยซ้ำ Kerr กล่าวว่า “อย่าทำให้งานเสียด้วยการใช้คำพูดและกราฟิคมากเกินไป...คุณจำเป็นต้องใส่ ทุกอย่างลงไปบนจอเลยหรือไง”
3. เลี่ยงการใช้ตัวเลขเยอะๆ กับดักของ PowerPoint อย่างหนึ่งคือความสามารถในการสื่อความคิดและข้อสรุปต่างๆของผู้พูดอย่างรวบ รัด นี่เป็นสิ่งที่ทำได้ยากอย่างยิ่งหากคุณใช้ตัวเลขและสถิติมากมายบนสไลด์ ในทางกลับกัน สไลด์ PowerPoint ที่ดีไม่ควรแสดงรายละเอียดตัวเลขและข้อมูลมากมายให้ผู้ชมดู แต่ควรจะเก็บข้อมูลรายละเอียดเหล่านี้ไว้ภายหลังเช่นในเอกสารแจกหลังจบการบ รรยาย แต่หากคุณจำเป็นต้องนำเสนอข้อมูลเขิงสถิติต่างๆด้วย PowerPoint ลองหันมาใช้กราฟิคหรือภาพต่างๆเพื่อสื่อประเด็นแทน “เช่น ครั้งนึงฉันเคยพูดถึงอัตราการป่วยของผู้เป็นโรคอัลไซเมอร์ ฉันก็เลือกใช้ภาพของหญิงชราคนหนึ่งแทนการใช้ตารางตัวเลขมากมายบนจอภาพ” Kerr กล่าว
4. อย่าพูดตามสไลด์ หนึ่งในนิสัยเสียที่พบบ่อยที่สุดของผู้ที่นิยมใช้ PowerPoint ก็คือการอ่านข้อมูลตามที่เขียนไว้บนแผ่นสไลด์ให้ผู้ร่วมบรรยายฟัง ซึ่งนี่ไม่เพียงทำให้การบรรยายดูซ้ำซากจำเจ หากไม่นับแค่การคลิกเมาส์ไปเรื่อยๆ มันดูไม่จำเป็นที่คุณจะต้องอยู่ที่นั่นด้วยซ้ำ ซึ่งมันทำให้แม้แต่ PowerPoint ที่สวยงามและดึงดูดตาน่าเบื่อได้สุดๆ PowerPoint นั้นทำงานได้ดีที่สุดเมื่อใช้ควบคู่ไปกับการเน้นย้ำจุดสำคัญเพื่อการเสริม หรือแลกเปลี่ยนทัศนะ แทนที่จะเป็นการเลียนแบบหรือพูดตามสิ่งที่มีอยู่แล้วบนจอ “และแม้ว่าคุณจะใช้ PowerPoint การสบตากับผู้ฟังบรรยายก็เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้” Roberta Prescott แห่งบริษัท Presscott Group กล่าว “คนฟังเขาไม่ได้มานั่งดูคุณหันหลังให้เฉยๆหรอก”
5. พูดให้พอดีกับจังหวะ กับดักอีกอย่างที่หลายคนคาดไม่ถึงคือการบรรยายที่พอดีกับการเปลี่ยนสไลด์ แผ่นใหม่ การทำเช่นนี้ทำให้ผู้ฟังบรรยายถูกเบนความสนใจได้ การนำเสนอผลงานด้วย PowerPoint ที่ดีนั้นคือการนำเสนอแผ่นสไลด์ใหม่ก่อน จากนั้นรอสักครู่หนึ่งให้ผู้ฟังได้อ่านและทำความเข้าใจข้อความในสไลด์ แล้วจึงค่อยพูดตามเพื่อเสริมหรือขยายความสิ่งที่ปรากฏอยู่บนหน้าจอ “มันเป็นเรื่องของการกะจังหวะ” Kerr กล่าว “อย่าพูดทับไปพร้อมๆกับเสนอสไลด์ของตัวเอง”
6. ให้ผู้ฟังได้พักบ้าง สิ่งที่ทำให้ PowerPoint ต่างจากผลิตภัณฑ์อื่นๆในกลุ่มของ Office Small Business ก็คือ PowerPoint นั้นจะมีประโยชน์สูงสุดเมื่อใช้เป็นสื่อทางสายตาควบคู่กับการพูด คนที่เชี่ยวชาญในการใช้งาน PowerPoint นั้นไม่อายเลยที่จะปล่อยให้หน้าจอสไลด์ว่างเปล่าบ้างเป็นครั้งคราว เพราะนั่นไม่เพียงช่วยให้ผู้ฟังบรรยายได้พักสายตาเท่านั้น แต่ยังช่วยในการดึงความสนใจของผู้ร่วมบรรยายมายังจุดอื่นๆ เช่น การพูดแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน หรือการถามตอบ เป็นต้น
7. เลือกใช้สีสันที่สดใส การเลือกใช้สีสันที่ตัดกันระหว่างคำพูด กราฟิค รวมถึงภาพพื้นหลังนั้นใช้ได้ดีสำหรับการสื่อข้อความหรืออารมณ์ต่างๆ
8. ใช้ภาพและกราฟิคจากที่อื่นๆ อย่าจมอยู่แต่กับการเลือกใช้สิ่งต่างๆที่มีใน PowerPoint เพียงอย่างเดียว ลองเลือกใช้ภาพและกราฟิคต่างๆจากที่อื่นๆบ้าง รวมถึงวิดิโอด้วย “บ่อยครั้งที่ฉันมักจะใส่คลิปวิดิโอสั้นๆ หนึ่งหรือสองคลิปไว้ในพรเซนเตชันด้วย” Ramon Ray ผู้ให้คำปรึกษาด้านเทคโนโลยีจากนิวยอร์คกล่าว “มันช่วยทั้งเพิ่มความสนุก สื่อความหมายที่เราต้องการ และช่วยสร้างความรู้สึกเป็นกันเองด้วย”
9. แจกเอกสารหลังจบพรีเซนเตชันเท่านั้น หลายคนอาจจะเห็นไม่ตรงกับผมในจุดนี้ แต่ผมเชื่อว่าไม่มีผู้บรรยายคนไหนที่อยากจะพูดคุยกับคนที่วุ่นอยู่กับการ อ่านเอกสารสรุปใจความการนำเสนอของตนเอง เว้นเสียแต่เป็นเรื่องจำเป็นที่ผู้ฟังจะต้องทำตามเอกสารแจกระหว่างการนำเสนอ ควรรอให้จบพรีเซนเตชันก่อนเท่านั้น จึงค่อยแจกเอกสารให้ผู้เข้าฟัง
10. แก้ไขงานอย่าลังเลก่อนขึ้นบรรยาย อย่าลืมพิจารณางานของคุณจากมุมมองผู้ฟัง เมื่อใดก็ตามที่คุณเสร็จจากการวางโครงร่างของสไลด์ PowerPoint ลองจินตนาการตัวเองเป็นผู้ฟังคนหนึ่งที่เข้ารับฟังการบรรยายของคุณ หากมีบางสิ่งที่ดูไม่เข้าท่า สับสน หรือดึงความสนใจของผู้ฟัง ก็แก้ไขมันเสียใหม่อย่าลังเล เพราะนี่จะทำให้การนำเสนอผลงานของคุณดีขึ้นกว่าเดิมมากกว่าจะทำให้แย่ลง

วิวัฒนาการคอมพิวเตอร์

วิวัฒนาการคอมพิวเตอร์

สมัยโบราณมนุษย์รู้จักการนับด้วยวิธีการต่าง ๆ เช่น นับเศษไม้ ก้อนหิน ลูกปัด การใช้นิ้วมือ การขีดเป็นรอย ชาวจีนคิดประดิษฐ์เครื่องมือนับเรียกว่า “ลูกคิด” (Abacus) โดยได้แนวคิดจากการเอาลูกปัดร้อยเก็บเป็นพวงในสมัยโบราณ จึงนับได้ว่าลูกคิดเป็นเครื่องมือนับที่มนุษย์คิดขึ้นเป็นสิ่งแรกของโลกเมื่อประมาณ 500 ปีก่อนคริสต์ศักราช และยังคงเป็นที่นิยมใช้กันอยู่จนถึงปัจจุบัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการฝึกคิดคำนวณของเด็ก ๆ ที่ฉลาด ครูได้นำเอาลูกคิดมาใช้ช่วยในการฝึกคิดให้กับเด็กและได้ผลดีเป็นอย่างยิ่ง

ลูกคิด

ความพยายามที่จะผลิตเครื่องมือนับเพื่อช่วยผ่อนแรงสมองที่จะต้องคิดคำนวณจำนวนเลขต่าง ๆ มีอยู่ตลอดเวลา จากเครื่องที่ใช้มือ มาใช้เครื่องจักร ไฟฟ้า อิเล็กทรอนิกส์ และเครื่องคอมพิวเตอร์ในปัจจุบัน ซึ่งมีวิวัฒนาการตามลำดับดังนี้ ค.ศ. 1617 : จอห์น เนเปียร์ (John Nepier) ชาวสก็อต ประดิษฐ์เครื่องคิดเลข “เนเปียร์ส โบนส์” (Nepier’s Bones) ค.ศ. 1632 : วิลเลี่ยม ออตเทรด (William Oughtred) ประดิษฐ์ไม้บรรทัดคำนวณ (Slide Rules) เพื่อใช้ในทางดาราศาสตร์ ถือเป็น คอมพิวเตอร์อนาลอก เครื่องแรกของโลก

Adding Machine ของ ปาสคาล

ค.ศ. 1642 : เบลส ปาสคาล (Blaise Pascal: 1623 - 1662) ชาวฝรั่งเศส ประดิษฐ์เครื่องบวกเลขแบบมีเฟืองหมุนคือมีฟันเฟือง 8 ตัว เมื่อเฟืองตัวหนึ่งนับครบ 10 เฟืองตัวติดกันทางซ้ายจะขยับไปอีกหนึ่งตำแหน่ง ซึ่งหลักการนี้เป็นรากฐานของการพัฒนาเครื่องคำนวณ และถือว่า เครื่องบวกเลข (Adding Machine) ของปาสคาลเป็น เครื่องบวกเลขเครื่องแรกของโลก

ค.ศ. 1673 : กอตฟริต ฟอน ไลบนิซ (Gottfried von Leibniz : 1646 - 1716) นักปรัชญาและนักคณิตศาสตร์ ชาวเยอรมัน ออกแบบเครื่องคิดเลขแบบใช้เฟืองทดเพื่อทำการคูณด้วยวิธีการบวกซ้ำ ๆ กัน ไลบนิซเป็นผู้ค้นพบจำนวนเลขฐานสอง (Binary Number) ซึ่งประกอบด้วยเลข 0 และ 1 เป็นระบบเลขที่เหมาะในการคำนวณ เครื่องคิดเลขที่ไลบนิซสร้างขึ้น เรียกว่า Leibniz Wheel สามารถ บวก ลบ คูณ หาร ได้

ค.ศ. 1804 : โจเซฟ มารี แจคการ์ด (Joseph Marie Jacquard : 1752 - 1834) ชาวฝรั่งเศส เป็นผู้คิดประดิษฐ์ Jacquard’s Loom เป็นเครื่องทอผ้าที่ควบคุมการทอผ้าลายสีต่าง ๆ ด้วยบัตรเจาะรู (Punched – card) จึงเป็นแนวคิดในการประดิษฐ์เครื่องเจาะบัตร (Punched – card machine) สำหรับเจาะบัตรที่ควบคุมการทอผ้าขึ้น และถือว่าเป็นเครื่องจักรที่ใช้โปรแกรมสั่งให้เครื่องทำงานเป็นเครื่องแรก

ค.ศ. 1822 : ชาร์ลส์ แบบเบจ (Charles Babbage: 1792 - 1871) ศาสตราจารย์ทางคณิตศาสตร์แห่งมหาวิทยาลัยเคมบริดจ์ของอังกฤษ มีแนวความคิดสร้างเครื่องหาผลต่าง เรียกว่า Difference Engine โดยได้รับความช่วยเหลือจากราชสมาคม (Royal Astronomical Society) ของรัฐบาลอังกฤษ สร้างสำเร็จในปี ค.ศ. 1832

Charles Babbage

จากนั้นในปี ค.ศ. 1833 ชาร์ลส์ แบบเบจ ได้คิดสร้างเครื่องวิเคราะห์ (Analytical Engine) ซึ่งแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ส่วนคือ ส่วนเก็บข้อมูล ส่วนควบคุม และส่วนคำนวณ โดยออกแบบให้ใช้ระบบพลังเครื่องยนต์ไอน้ำเป็นตัวหมุนเฟือง และนำบัตรเจาะรูมาใช้ในการบันทึกข้อมูล สามารถคำนวณได้โดยอัตโนมัติและเก็บผลลัพธ์ไว้ในหน่วยความจำก่อนแสดงผล ซึ่งจะเป็นบัตรเจาะรูหรือพิมพ์ออกทางกระดาษ แต่ความคิดของแบบเบจ ไม่สามารถประสบผลสำเร็จเนื่องจากเทคโนโลยีในสมัยนั้นไม่เอื้ออำนวย แบบเบจเสียชีวิตในปี ค.ศ. 1871 ลูกชายของแบบเบจคือ Henry Prevost Babbage ดำเนินการสร้างต่อมาอีกหลายปีและสร้างเสร็จในปี ค.ศ. 1910

Difference

Analytical Engine

หลักการของแบบเบจ ถูกนำมาใช้ในการสร้างเครื่องคอมพิวเตอร์สมัยใหม่จนถึงปัจจุบัน แบบเบจจึงได้รับการยกย่องให้เป็น บิดาแห่งคอมพิวเตอร์

เลดี้ เอดา ออกัสตา ลัฟเลซ (Lady Ada Augusta Lovelace) นักคณิตศาสตร์ผู้ร่วมงานของแบบเบจ เป็นผู้ที่เข้าใจในผลงานและแนวความคิดของแบบเบจ จึงได้เขียนบทความอธิบายเทคนิคของการเขียนโปรแกรม วิธีการใช้เครื่องเพื่อแก้ปัญหาทางคณิตศาสตร์เป็นครั้งแรก ทำให้เกิดความเข้าใจในผลงานของแบบเบจได้ดีขึ้น Ada จึงได้รับการยกย่องให้เป็น นักโปรแกรมคนแรกของโลก

Lady Ada Augusta Lovelace

1850 : ยอร์ช บูล (George Boole) นักคณิตศาสตร์ชาวอังกฤษ ได้สร้างแนวคิดเกี่ยวกับระบบพีชคณิตแบบใหม่ เรียกว่า Boolean Algebra เพื่อใช้หาข้อเท็จจริงจากเหตุผลต่าง ๆ และแต่งตำราเรื่อง “The Laws of Thoughts” ว่าด้วยเรื่องของการใช้เครื่องหมาย AND, OR, NOT ซึ่งเป็นรากฐานทางคณิตศาสตร์ให้กับการพัฒนาทางด้านไฟฟ้าและอิเล็กทรอนิกส์ เช่น สวิตช์ปิดหรือเปิด การไหลของกระแสไฟฟ้า ไหลหรือไม่ไหล ตัวเลขจำนวนบวกหรือลบ เป็นต้น โดยที่ผลลัพธ์ที่ได้จากพีชคณิตจะมีเพียง 2 สถานะคือ จริงหรือเท็จเท่านั้น ซึ่งอาจจะแทนจริงด้วย 1 และแทนเท็จด้วย 0

วิวัฒนาการคอมพิวเตอร์

ชีวิตในอนาคต

เทคโนโลยี ของคอมพิวเตอร์